מעילה במקסימדיה

בתקופת הקורונה התגלתה מעילה משמעותית בחברת מקסימדיה. מה היה סיפור המעילה ואיך היה ניתן לאתר אותה בשלב מוקדם יותר

כשאני שומע על מעילה משמעותית בארגון זה לרוב מאוד צורם לי

בגלל הרקע שלי כמנהל כספים של חברות, אני תמיד מרגיש בשליטה על הנתונים הפיננסיים של הלקוחות שלי והאפשרות שתהיה מעילה באחד הלקוחות זה אחד הסיוטים הכי גדולים שלי.

השבוע פורסם שהתקיימה מעילה משמעותית בחברת מקסימדיה.

אני מציג את הנתונים כפי שהוצגו בכתב התביעה – איני יודע מה קרה שם באמת.

נתוני המקרה

לכאורה מנהלת חשבונות בחברה מעלה מאז שנת 2013 בסכום מוערך כולל של כ- 3.8 מליון דולר.

מה שפורסם בכתב התביעה הוא שהעובדת רשמה בספרים הוצאה בעלות המכר של החזרי הוצאות שוטפות.

את החזר ההוצאות האמור היא הכניסה לחשבונות הבנק הפרטיים שלה.

היות ומדובר ב7 שנים – מדובר בסכום חודשי ממוצע של כ -40 אלף ש”ח לחודש.

לעובדת היתה סיסמה לחשבון הבנק של החברה דרך קוד של אחד ממורשי החתימה בחברה(כנראה השיגה את הקוד באופן לא חוקי)  והיא ביצעה את ההעברות לעצמה.

בתקופת הקורונה הנושא התגלה כי העובדת הוצאה לחל”ת ועובדת אחרת ביצעה את העבודה שלה.

האם היתה בקרה?

לחברה יש אגף כספים משמעותי שכולל מספר בעלי תפקידים ומספר רואי חשבון.

איני מבקר את רואי החשבון של החברה ואיני מכיר את הפרטים לעומק – אולם על בסיס הנתונים שהוצגו יש מספר תובנות שצריך להציג:

תובנות מהמקרה

  1. כל הוצאה צריכה להיות מגובה בחשבונית מסודרת.
  2. אם יש מקרים שהוצאה אינה מגובה בחשבונית – זהו פתח לפרצה – על כן יש להגביר את הבקרה על הסעיף גם אם הוא אינו מהותי.
  3. כשעובד מציג עושר מעל גובה ההכנסה שלו זהו סימן בעייתי
  4. יש לבצע החלפות בתחומי האחריות בין עובדים במחלקות כספים מידי תקופה
  5. יש לעדכן את הסיסמאות של מורשי החתימה לחשבון הבנק מידי תקופה – במקרה הזה היתה אותה הסיסמה במשך 7 שנים!!

 

זהו מקרה בעייתי – אולם התפספס בניתוח הנתונים של החברה כ 500 אלף ש”ח כל שנה.

בקרה וביקורת הם הליכים משמעותיים ממספר סיבות:

  1. ניתן להקטין את הסיכון למעילות
  2. בתהליכי הבקרה והביקורת מייצרים תובנות עסקיות שעוזרות לחברה לצמוח

אלו שני גורמים משלימים שהחשיבות שלהם עצומה.

 

 

שינוי גודל גופנים